Abstract:
Wie in allen Bereichen des öffentlichen Sektors werden auch Verwaltungsleistungen und -prozesse an Universitäten zunehmend digitalisiert. Dabei liegt der Fokus oftmals auf dem studentischen Lebenszyklus, doch auch die Ressourcen-Verwaltung, wie beispielsweise die Personal- und Finanzverwaltung, werden verstärkt digital unterstützt. Dabei stehen oft Effizienzsteigerungen im Vordergrund. Zentrale Fragestellungen sind zudem die Nutzungsorientierung und die Auswirkungen der umgesetzten Lösungen. In dem vorliegenden Beitrag wird eine Studie vorgestellt, die am Beispiel der internen Genehmigungsprozesse von Beschaffungsanträgen und Drittmittelanzeigen an der Universität Potsdam untersucht, ob eine digitale Unterstützung durch das dafür eingeführte System die erwarteten Vorteile aufweist. Aufbauend auf einer Vorstudie zur erreichbaren Effizienzsteigerung werden nun auch die Kriterien Benutzungsfreundlichkeit und Akzeptanz in die Untersuchung einbezogen. Dafür wurden neben Datenerhebungen im System auch Nutzendenbefragungen durchgeführt. Die Ergebnisse im Bereich Effizienz bestätigen die Aussagen der ersten Studie, dass nur in bestimmten Verwaltungsbereichen beziehungsweise Prozessschritten die Effizienz des Arbeitens durch den Einsatz digitaler Medien gestiegen ist. Diese werden nun in Empfehlungen für notwendige Ressourcen-Verschiebungen im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung überführt. Darüber hinaus konnten detaillierte Hinweise abgeleitet werden, durch welche Hilfsfunktionen im digitalen Prozess das Arbeiten unterstützt wird und wie diese in den verschiedenen Bearbeitungsschritten genutzt werden. Zudem ergeben sich aus der Studie Erkenntnisse über die wahrgenommene Arbeitserleichterung und Transparenz in verschiedenen Bearbeitungsschritten. Diese und weitere Auswirkungen der Digitalisierung werden ausgewertet und diskutiert.
